Las métricas calculadas en los gráficos nos permite desplegar campos con operaciones realizadas, por ejemplo máximos, mínimos, conteos, promedios. Esto se realiza sin generar un campo calculado, se realiza directamente en el gráfico para darle formato al mismo.
Veamos un ejemplo donde queremos realizar un conteo de elementos distintos dentro de un grupo, por ejemplo cantidad de países en cada continente.
Dimension vs Métrica
Debemos tener en cuenta que los campos que agrupan los datos van en Dimensión, mientras que los campos que realizan operaciones se indican en Métrica. Los campos en Dimensión no tienen opción de realizar operaciones, mientras que los de Métrica si.
Conteo y Conteo Diferenciado
Si queremos contar los países en cada continente debemos agregar un campo en Métrica, luego agregar la operación de Conteo. Si utilizamos Conteo simple obtendremos el total de filas de nuestra fuente de datos que tienen nombres de países, por lo tanto debemos usar recuento diferenciado que nos trae la cantidad de países distintos agrupados por cada continente. Si un mismo país se repite en el mismo continente no queremos contarlo dos veces.
Titulos de campos en graficos
Al editar los campos en Métrica podemos asignar un nombre a los mismos si el nombre del campo no nos satisface. Clic en el lápiz, editar y veremos que el nombre cambia en la tabla.
Los filtros en gráficos nos permiten limitar los datos de la fuente sin tener que modificar la misma.
Podemos usar cualquier tipo de columna de la fuente de datos para filtrar, las columnas provienen de la fuente y columnas calculadas con fórmulas. De esta forma podemos hacer gráficos sin tener que generar distintas fuentes de datos.
Vemos un ejemplo con nuestra base de datos COVID 19.
Modificar fuentes de datos agregando campos calculados con ejemplos de fórmulas que usen IF, CASE y otras funciones para combinar columnas creando nuevas.
Al realizar el agregado de columnas en Data Studio no afectamos nuestra fuente de datos lo que es bueno para evitar tener que cambiar la estructura de la misma, podemos no tener acceso a cambios o podría afectar a otras personas que usen la misma fuente de datos.
Los campos calculados con formulas se utilizan cuando nuestra fuente de datos no cuenta con el campo en el formato o con alguna operacion adicional para su presentacion.
Para hacerlo vamos a la fuente de datos, Editar y agregamos un campo:
Podemos hacer condiciones logicas IF para evaluar, operaciones aritmeticas de multiplicacion y division o hasta entre campos para encontrar relaciones que no vienen calculadas en la planilla o fuente de datos.
Agregamos la formula y un nombre para el campo calculado. Luego clic en Guardar y clic en Listo.
Video con todo el proceso de edicion y agregado de campo calculado con formula:
Las planillas de Excel o Google suelen ser una excelente forma de ingresar y formatear informacion, pero no suelen ser el mejor lugar para presentar la informacion a usuarios que no requieren de calculos y acceso a cada celda.
Data Studio es un caso intermedio entre PPT y Planilla de Calculo.
Data Studio nos permite presentar la informacion como una pagina web pero accediendo a las fuentes de datos y actualizando el informe si las fuentes de datos cambian.
Utilizando una planilla de calculo como fuente de datos, el informe es una forma muy amigable para presentar a otras personas o o mostrar en un lugar permanente sin la complejidad de la planilla completa y con una performance muy superior una vez que la planilla se vuelve compleja:
Si la planilla recibe datos, el informe en Data Studio se actualiza cada unos 15 minutos.
La entrega de informes periódicos es una de las tareas típicas en todos los niveles de organización. La consistencia de los mismos es crucial para evitar que cada informe tengas diferencias que nos hacen dudar del mismo y gastar tiempo en entenderlo en lugar de analizar.
Una buena forma de sistematizar la entrega de informes es utilizar las siguientes herramientas combinadas para automatizar la generación de informes:
Planillas en la nube con una estructura definida de antemano.
Data Studio para leer la planilla como si fuera una base de datos.
El primer paso es definir una estructura general de planilla, definiendo las categorias o areas y el periodo de tiempo, por ejemplo un año dividido en meses o semanas. Hecho esto debemos generar hojas aparte que alimenten a ese cuadro, estas hojas aparte será donde importaremos informacion desde otras fuentes.
El segundo paso es utilizar formulas como IMPORTRANGE (que tiene sus limitaciones, es para algunos cientos de celdas) o bien Apps Script para copiar rangos o leer archivos XLSX. Es importante definir controles de consistencia de datos, para evitar que por ejemplo los XLSX subidos sean distintos cada vez.
Por último una vez que nuestra planilla de Drive es consistente pasamos a Data Studio para leer la misma como si fuera una base de datos, con la ventaja de que podemos ver la información desplegada y modificarla para hacer pruebas.
En Data Studio vamos al menu «Recurso» y accedemos a «Administrar las fuentes de datos…». Clic en «Añadir una fuente de datos» y buscamos la opción «Hojas de cálculo de Google». Buscamos la Hoja de Cálculo e indicamos la hoja en particular que vamos a usar. Podemos agregar distintas hojas como distintas fuentes.
Una vez agregada la fuente de datos debemos verificar que cada campo tiene el Tipo adecuado. Por ejemplo los campos con los cuales queremos graficar valores, sumar, promediar, debemos inficar Tipo: Numero. Para los campos por los cuales vamos a distribuir en los ejes, por grupos o periodos de tiempo debemos indicar Tipo: Texto o alguno de los de Fecha según nuestros datos.
Una buena idea es aplicar cálculos a los campos como números para redondear o pasar a millones o miles si los números son muy grandes, esto lo hacemos agregando campos calculados:
Los campos calculados se indican con un fx, clic en el icono para editarlo.Podemos usar formulas y calculos.
Luego utilizamos estos campos calculados en las gráficas:
Dimension del periodo: las fechas. Dimension: las categorias. Métrica: los numeros a sumar.
Cada vez que actualizamos los datos de la planilla fuente de datos hacemos clic arriba a la derecha para actualizar y listo:
Lo interesante es que el informe se visualiza como una página web simple y no requiere de utilizar formulas avanzadas. Podemos aplicar filtros a las gáficas simplemente agrupando los mismos para indicar cuales filtros aplican a cuales gráficas:
Por último para los campos calculados podemos utilizar la función CASE para realizar un Si lógico, es decir presentar la información que viene de la planilla con un texto distinto de acuerdo a los valores. Por ejemplo si creamos un campo calculado podemos tomar otro campo y presentar distintas opciones para mejorar la lectura:
Así en las graficas y filtros podemos ver textos en lugar de números o códigos.
