Está claro que las tecnologías de la información están teniendo un impacto brutal sobre los procesos tradicionales, a tal punto que estamos dispuestos a ir más allá de la reingeniería de procesos hasta llegar a la creación de procesos completamente nuevos.
Esto redefine los perfiles de puesto, las necesidades de personal y transforma a las empresas.
El ejercicio de destruir procesos obsoletos e imaginar nuevos suele ser una actividad caótica y creativa, donde todas las ideas son buenas y ninguna piedra queda sin levantar.
Esta honestidad y capacidad de crítica es vital en la construcción de nuevos modelos que requieren de una iteración de semanas o meses hasta descubrir los patrones del nuevo modelo.
Muchas veces estos nuevos modelos son tan diferentes a los anteriores que no los reconocemos como tales a pesar de tenerlos frente a nosotros.
Es aquí donde debemos aprender a reconocer un modelado nuevo que ya ha madurado y es hora de pasar a la implementación del mismo, evitando quedar atrapados en un ciclo eterno de reuniones de nuevas ideas que nunca terminan.
El ciclo de destrucción y creación suele alimentarse a si mismo y bloquea la visión hacia una salida. Lograr esta salida o velocidad de escape requiere de buen timing para no salir antes con un modelo incompleto o demasiado tarde con cientos de horas consumidas en reuniones inproductivas.
Las dos herramientas que nos ayudan en estos casos en que estamos frente a un objetivo del cual no conocemos la forma son:
- Experimentación temprana limitada
Tomar pequeños tramos del proceso que estamos destruyendo y aplicar en forma concreta y limitada herramientas del nuevo modelo. De esta forma vemos su impacto real sin el riesgo de perder demasiado, poniendo a prueba el nuevo modelo como validación de las ideas para seguir iterando.
- Repetición de patrones para reconocer el momento de escapar del ciclo
Puede llevar semanas o meses, reuniones interminables y experimentos fallidos que desacrediten los intentos de cambio. Pero un día empezaremos a llegar al mismo destino, por distintos caminos pero siempre al mismo destino. A la tercera o cuarta reunión en que nos encontremos diciendo ¨esto es lo mismo que vimos como resultado de este otro ejercicio¨, ¨este problema ni siquiera deberíamos tratarlo ya que lo solucionamos en el origen¨. En este momento es que tenemos que pasar a la implementación, hemos construido un nuevo modelo.
Como punto final para el escape del ciclo de modelado debemos documentar el nuevo modelo, especificar desde lo macro hasta las tareas individuales pasando por las cadenas de procedimiento. De esta forma marcamos un destino para los cambios a realizar y evitamos volver a modelar durante la implementación.
Estos procesos de cambio suelen estar amenazados por la resistencia natural de las personas a cambiar hábitos de trabajo que pueden tener años. También por nuestra intención de lograr un proceso perfecto e irreal para la realidad del ambiente donde vamos a aplicarlo.
Es vital hacer participes a las personas del proceso de cambio para que sientan que son parte de la solución y no se sientan alienados.