NRM

Con cada vez más archivos compartidos en la nube suele haber accesos demasiado permisivos o directamente fallas de seguridad.

Al compartir documentos en Google Drive podemos cometer el error de exponer información sensible a cualquiera que tenga el link o bien a usuarios que ya no deberian tener mas acceso.

Una vez que se acumulan los archivos puede ser imposible revisar uno a uno los archivos, para eso veamos un script de Apps Script para listar los archivos desde un directorio y todos sus subdirectorios para detectar estos casos:

https://github.com/nrodriguezm/nrm-apps-script-demos/blob/permisos-de-archivos-drive/Code.js

// Planilla activa actual
var timezone = Session.getScriptTimeZone();
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  
var hojaDatos = 'Archivos';
var sheet = ss.getSheetByName(hojaDatos);

var rootID = "1AwDzuyFf7gfSJWn1EaNM__FgESj9-Bla";

function onOpen() {

    // La función onOpen se ejecuta automáticamente cada vez que se carga un Libro de cálculo
    var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    var menuEntries = [];
 
    menuEntries.push({
        name : "Leer Archivos Drive",
        functionName : "actualizar"
    });
    menuEntries.push(null);

    ss.addMenu("Actualizar", menuEntries);

}


function actualizar() {

  // Lee una carpeta Drive 
  var archivos = listarArchivos( DriveApp.getFolderById(rootID) );

  console.log(archivos);

  // Escribe los archivos leidos en Drive en la planilla
  escribirArchivos(archivos);

}

function listarArchivos(folder) { // Modified

  var filesData = [];

  var folderName = folder.getName();
  var files = folder.getFiles();

  while (files.hasNext()) {
    //var fileName = files.next().getName();
    Logger.log(folderName);

    filesData.push( leerArchivo(files.next()) );
  }

  var subfolders = folder.getFolders();
  while (subfolders.hasNext()) {
    listarArchivos(subfolders.next()); // Modified
  }

  return filesData;
}


function leerArchivo(file) {

  console.log( 'leerArchivo: ' + file.getName() );

  try {

    access     = file.getSharingAccess();
    permission = file.getSharingPermission();
    editors    = file.getEditors();
    viewers    = file.getViewers();
    
    edit = [];
    view = [];
    

    date =  Utilities.formatDate(file.getDateCreated(), timezone, "yyyy-MM-dd HH:mm")

    for (var v=0; v<viewers.length; v++) {
      view.push(viewers[v].getName() + " " + viewers[v].getEmail());
    }

    for (var ed=0; ed<editors.length; ed++) {
      edit.push(editors[ed].getName() + " " + editors[ed].getEmail());
    }

    switch(access) {
      case DriveApp.Access.PRIVATE:
        privacy = "Private";
        break;
      case DriveApp.Access.ANYONE:
        privacy = "Anyone";
        break;
      case DriveApp.Access.ANYONE_WITH_LINK:
        privacy = "Anyone with a link";
        break;
      case DriveApp.Access.DOMAIN:
        privacy = "Anyone inside domain";
        break;
      case DriveApp.Access.DOMAIN_WITH_LINK:
        privacy = "Anyone inside domain who has the link";
        break;
      default:
        privacy = "Unknown";
    }
    
    switch(permission) {
      case DriveApp.Permission.COMMENT:
        permission = "can comment";
        break;
      case DriveApp.Permission.VIEW:
        permission = "can view";
        break;
      case DriveApp.Permission.EDIT:
        permission = "can edit";
        break;
      default:
        permission = "";
    }
  
    edit = edit.join(", ");
    view = view.join(", ");

    user = file.getOwner().getName();
    users_editors = (edit === "" ? "" : edit);
    users_viewers = (view === "" ? "" : view);

  } catch (e) { Logger.log(e.toString()); Logger.log(file.getName()); };

  return [
    file.getId(),
    file.getName(),
    file.getUrl(),
    privacy, 
    user,
    users_editors, 
    users_viewers, 
    date,
    file.getSize(),
    file.getDescription(),
    file.getMimeType(),
  ];
  
}


// Recorrer e insertar en planilla
function escribirArchivos(data) {
    
  // calculate the number of rows and columns needed
  var numRows = data.length;

  if (numRows > 0) {
    var numCols = data[0].length;
                      
    // Escribir en filas nuevas antes de la fila 2 (para mantener formato)
    sheet.insertRowsBefore(2, numRows);
    sheet.getRange(2, 1, numRows, numCols).setValues(data);
  }

}

Antes de ejecutar código mediante Apps Script suele ser una buena idea obtener la confirmación por parte del usuario de que quiere realizar la acción. Por ejemplo si vamos a enviar un email con un informe podemos mostrar los destinatarios del correo antes de realizar el envío.

Para esto podemos utilizar cuadros de diálogo con botones de confirmación o cancelación. Para esto utilizaremos la clase Ui de la planilla lo cual nos da acceso a una serie de diálogos estándar. Por ejemplo el diálogo “Alert” nos permite mostrar un mensaje que pide confirmación o cancelación al usuario y obtendremos la respuesta en el código.

function enviar() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi(); 

  var result = ui.alert(
     'Confirmar',
     'Esta seguro de continuar?',
      ui.ButtonSet.YES_NO);

  // Process the user's response.
  if (result == ui.Button.YES) {

    // User clicked "Yes".
    ui.alert('El usuario acepto.');

    notificar();    

  } else {
    // User clicked "No" or X in the title bar.
    ui.alert('El usuario cancelo.');
  }
}

function notificar() {

  console.log('Estamos en notificar, console log.');
  ss.toast('Estamos en notificar', 'Apps Script', 3);

}

En la medida que generamos informes automatizados puede ser buena idea contar con copias diarias de los mismos que lleguen a las partes interesadas. Por ejemplo podemos enviar correos con copias adjuntas de planillas en la nube de forma de contar con una copia o foto del informe en una fecha. También puede ser útil para compartir la información de la planilla pero sin necesidad de otorgar acceso a la misma a terceros.

Utilizaremos la función de exportar el documento a Excel XLSX desde Apps Script, lo cual descarga la planilla como un archivo excel que adjuntamos en un correo electrónico.

Para lograr esto desde Apps Script utilizaremos la funcion UtlfetchApp.

function enviarCorreo() {

    var token = ScriptApp.getOAuthToken(); 
    var nombrexlsx = "Informe adjunto.xlsx";

    var AdjuntoExcel = UrlFetchApp.fetch(
        'https://spreadsheets.google.com/feeds/download/spreadsheets/Export?key=' + ssID + '&exportFormat=xlsx',
        { 
          headers : {Authorization : 'Bearer '+ token}
        }
      )
      .getBlob()
      .setName(nombrexlsx);
                                        
    var OpcionesAvanzadas = { name: "Informe Adjunto", htmlBody: emailText , attachments: [AdjuntoExcel]};
    
    // Confirmamos envio con usuario
    var ui = SpreadsheetApp.getUi(); 

    var result = ui.alert(
      'Confirme envio de reporte',
      'Destinatarios: ' + emailTo,
      ui.ButtonSet.YES_NO
    );

    if (result == ui.Button.YES) {
    
      GmailApp.sendEmail(emailTo, emailSubject, emailSubject, OpcionesAvanzadas);      
      SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast("Se envio el correo",'', 10);
    
    }

}