Restringir ejecución de apps script por usuario o dominio

A medida que se desarrollan herramientas y automatizaciones en la organización es posible que se maneje información sensible que solo deba ser ejecutado por ciertos usuarios o areas de la empresa.

En estos casos podemos limitar la ejecución de apps script mediante el archivo manifest.json definiendo la configuración y acceso del script.

Según la documentación del manifest debemos agregar en el parametro webapp la propiedad access restringiendo por ejemplo al dominio, asi si corremos los scripts con un usuario @empresa podemos evitar que usuarios externos a la organización utilicen los mismos.

En el editor de script.google.com, abrimos el menu Ver para mostrar el archivo de manifiesto:

Abrimos el archivo appscript.json y debemos agregar dentro de webapp lo siguiente:

“webapp”: {
“access”: “DOMAIN”,
“executeAs”: “USER_DEPLOYING”
},

Quedando de la siguiente forma:

El parametro executeAs nos permite definir a nombre de que usuario se ejecuta el script, puede ser a nombre del desarrollador que hace el deploy o bien a nombre del usuario que pide la ejecución.

Leer mails de Gmail e insertar en una planilla de Drive

El correo suele ser la forma típica de comunicación para eventos de facturación, impuestos, relaciones oficiales y otras que suelen perderse en bandejas de entrada son cientos de correos sin leer.

Una forma práctica de procesar cadenas de mail que no se deben perder es procesar todos los mensajes de una casilla y generar una planilla donde dar seguimiento a todos los correos sin excepción.

Vamos a utilizar la API de Gmail para leer los mensajes en App Scripts via GmailApp:
https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-message

El primer paso es realizar una busqueda para obtener las conversaciones pertinentes, luego recorrer los hilos y dentro de los hilos los mensajes:

var searchTerm = “Google Cloud”;
var threads = GmailApp.search(searchTerm,0,20);
//Logger.log(“Search term: “+searchTerm);

var mailsData = [];
var arrIdsMails = [];

// Conversaciones
for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
Logger.log(“Each Thread: “+threads[i].getFirstMessageSubject());

var thread = threads[i];
var messages = GmailApp.getMessagesForThread(thread);
// Mensajes dentro de conversaciones
for (var j = 0 ; j < messages.length; j++) {
//Logger.log(“Each Message: “+threads[i].getFirstMessageSubject());

var messageId = messages[j].getId();
var messageDate = messages[j].getDate();
var messageTitle = messages[j].getSubject();

// Se puede obtener el mensaje completo
var messageBody = messages[j].getBody();
….

Es importante guardar el ID de cada mensaje para luego al escribir las celdas comparar si el ID ya está insertado. Si no controlamos esto vamos a volver a insertar los mismos mensajes cada vez.
Para procesar el cuerpo del mensaje podemos buscar textos o bien expresiones regulares. El cuerpo del mensaje puede ser excesivamente grande especialmente si se trata de un HTML con estilos.
El código completo se puede ver en el repositorio en Github:

Añadir un indicador de avance de ejecución en App Scripts

Al ejecutar funciones en App Scripts es posible que la ejecución tome cierto tiempo, para lo cual es útil mostrar al usuario algún mensaje de avance para evitar que quiera trabajar sobre datos incompletos.

Para esto podemos usar los toast de app scripts que indican al usuario el estado del script:

// Mensaje de esto para el usuario
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast(‘Finalizamos!’, ‘Estado’, 2);

Para ver la demo completa ver la siguiente planilla:

Demo1 nrm.uy – Leer API
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ap2IQeQ73049NE6lj_oRDBFQ-Wjz0GDiZoXPkFf-a4I/

Código en Github del proyecto:
https://github.com/nrodriguezm/app-scripts-demo/blob/master/demo1-api-menu-toast/Code.js

Crear un menu personalizado en planilla de Google Drive

Continuando con el ejemplo de como consumir una API externa usando app scripts en una planilla de Google Drive, vamos a agregar un menú personalizado que nos permita ejecutar el script desde la planilla para que el usuario no tenga que acceder al código del proyecto.

Para eso vamos a utilizar la función onOpen de las planillas que se dispara cuando el usuario abre la misma, luego vamos a insertar una entrada de menú:

// Preparamos menu para que el usuario pueda actualizar desde la planilla sin entrar al editor de codigo
function onOpen() {
// La función onOpen se ejecuta automáticamente cada vez que se carga un Libro de cálculo
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var menuEntries = [];

menuEntries.push({
name : “Actualizar Datos”,
functionName : “getDatosAPI”
});
menuEntries.push(null);

ss.addMenu(“Actualizar”, menuEntries);
}

Con este código logramos un menú como el siguiente:

Cuando el usuario hace clic en el menú personalizado de “Actualizar Datos”, se dispara la función de App Scripts “getDatosAPI”.

Para ver la demo completa ver la siguiente planilla:

Demo1 nrm.uy – Leer API
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ap2IQeQ73049NE6lj_oRDBFQ-Wjz0GDiZoXPkFf-a4I/

Código en Github del proyecto:
https://github.com/nrodriguezm/app-scripts-demo/blob/master/demo1-api-menu-toast/Code.js

 

Leyendo datos desde una API en planillas de Google

Cuando trabajamos con planillas en la nube tenemos la posibilidad de leer datos desde nuestro sistema de gestión para tener la planilla sincronizada a la realidad de la operación.

Por ejemplo podemos traer la facturación, compras o costos de RRHH de nuestra empresa analizando los números en tiempo real, día a día sin esperar reportes manuales que pueden y suelen tener errores (olvidos, cambios en el formato, etc.).

Para lograr esto podemos utilizar App Scripts en las planillas de Google para leer una API. En el menú superior: Herramientas > Editor de secuencia de comandos

Vamos a definir una función auxiliar para llamadas a APIs externas que responden con JSON:

// Llamada a API externa
function getApiData(url,query) {

try {
var response = UrlFetchApp.fetch(url);
var responseData = response.getContentText();
var json = JSON.parse(responseData);
return json;
}
catch (e) {
Logger.log(e);
return [“Error:”, e];
}
}

El código quedará mas o menos así:

Con esto tenemos una función auxiliar para llamadas a APIs externas que responden con formato JSON.

Para ver la demo completa ver la siguiente planilla:

Demo1 nrm.uy – Leer API
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ap2IQeQ73049NE6lj_oRDBFQ-Wjz0GDiZoXPkFf-a4I/

Código en Github del proyecto:
https://github.com/nrodriguezm/app-scripts-demo/blob/master/demo1-api-menu-toast/Code.js