Etiqueta: Apps Script

Una opción para integrar sistemas externos y leer los datos en planillas es mediante la suba de archivos a Google Drive. Si exportamos datos en CSV por ejemplo, se suben a una carpeta en Drive y luego podemos leer los archivos, podremos integrar distintos sistemas sin hacer cambios en los mismos. Similar a la lectura de mails pero con archivos.

Veamos un ejemplo de cómo leer una carpeta en Drive, listar los archivos y obtener datos de los mismos.

function leerDrive() {
  
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();  
  var data = [];
  
  var folder = DriveApp.getFolderById(folderID);//not placing actual id for privacy
  //var contents = folder.getFiles();
  var contents = folder.getFilesByType(MimeType.CSV);

  var fileID, file; 

  // Cada hoja de insumo, empresa mes, acumulamos data
  while(contents.hasNext()) {   

    file = contents.next();    
    fileID = file.getId();
    sheetName = file.getName();
    
    var temp = [
      fileID,
      sheetName,
    ];

    data.push(temp);
    
    var csvValues = Utilities.parseCsv(file.getBlob().getDataAsString(), ";");
    console.log(csvValues);

    Logger.log(data);

  }

  return data;
  
}

Una de las fórmulas más famosas de las planillas de Google es IMPORTRANGE, la cual permite conectar rangos de celdas entre planillas sin esfuerzo. Pero esta fórmula tiene dos limitaciones:

La planilla que importa datos no puede evitar actualizarse cuando la planilla de origen es actualizada.
La fórmula IMPORTRANGE tiene un límite de celdas y no es muy rápida en su ejecución.

Para estos casos podemos utilizar un Apps Script que copie hojas de una planilla a otra a demanda, de esta forma el usuario tiene control de la actualización de datos.

Hagamos una planilla que lea Gmail y acumule los correos que nos interesan sin repetirlos.

Uno de los típicos problemas a la hora de automatizar es como obtener los datos desde otro sistema. Para estos casos el email suele ser un aliado ya que la mayoría de los sistemas permiten enviar correos con información. Así podemos usar el email o Gmail en este caso como bandeja de entrada de la planilla de datos.

Haremos que cada correo que llega con determinadas palabras o remitentes sea introducido en la planilla con lo cual podemos iniciar un flujo de trabajo.

Para que nuestra planilla pueda acumular los correos debemos ejecutar la lectura en forma repetitiva, por lo que tenemos que pensar en un loop que se repita y guarde solo correos nuevos.

Buscar emails que contengan una palabra
Recorrer los hilos y cada email dentro del mismo
Guardar datos en planilla
…
Buscar emails que contengan una palabra
Recorrer los hilos y cada email dentro del mismo
Guardar datos en planilla (solo los nuevos!)
….
Esto en definitiva es un algoritmo.

// Planilla activa actual
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  
var hojaDatos = 'Emails';
var sheet = ss.getSheetByName(hojaDatos);


// Preparamos menu para que el usuario pueda actualizar desde la planilla sin entrar al editor de codigo
function onOpen() {

    // La función onOpen se ejecuta automáticamente cada vez que se carga un Libro de cálculo
    var menuEntries = [];
 
    menuEntries.push({
        name : "Leer Gmail",
        functionName : "leerGmail"
    });
    menuEntries.push(null);

    ss.addMenu("Actualizar", menuEntries);
}


function leerGmail() {

  // Lee de Gmail con un parametro de busqueda
  var emails = leerMails("G Suite");

  // Retorna solo emails nuevos que no estan presentes en la planilla comparando ID
  var emailsNuevos = reducirEmails(emails);

  // Escribe los emails nuevos a la planilla
  escribirEmails(emailsNuevos);

}


function leerMails(searchTerm = 'G Suite') {
  
  var threads = GmailApp.search(searchTerm,0,20);

  var mailsData = [];
    
  // Conversaciones o hilos (threads) que contienen muchos emails
  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    Logger.log("Each Thread: "+threads[i].getFirstMessageSubject());
    
    var thread = threads[i];
    var messages = GmailApp.getMessagesForThread(thread);

    // Mensajes dentro de conversaciones
    for (var j = 0 ; j < messages.length; j++) {

      mailsData.push(messages[j]);      
      
    }
  }
   
  return mailsData;
}


// Los emails ya presentes en la planilla los descartamos
function reducirEmails(messages) {

  var emailsLimpios = [];
  var arrIdsMails = [];
  
  // IDs ya existentes  
  var arrIdsCells = [];
  
  // Columna A donde tenemos los IDs de los emails
  var dataRange = sheet.getRange(2,1,sheet.getMaxRows()-1,sheet.getMaxColumns());
  
  // Obtenemos los valores de la columna A, o sea un arreglo de IDs
  var dataCurrent = dataRange.getValues();
  
  // Guardamos un arreglo son los IDs que usaremos para comparar con IDs de emails nuevos
  for (var i = 0; i < dataCurrent.length; ++i) {
      
    var row = dataCurrent[i];
    
    // celdas actuales
    var valId = row[0];

    // si encontramos
    arrIdsCells.push(valId);

  }

  // Recorremos cada mensaje
  for (var j = 0 ; j < messages.length; j++) {

    var messageId = messages[j].getId();
    var messageDate = messages[j].getDate();
    var messageTitle = messages[j].getSubject();
    var messageBody = messages[j].getBody();       
    
    // Si no es de los ya existentes
    if (arrIdsCells.indexOf(messageId) == -1 && messageDate != undefined && messageDate != "") {
    
      Logger.log("Insertamos email: " + messageId);
      
      // Guardamos datos de cada email nuevo
      emailsLimpios.push([
        messageId,
        messageDate,
        messageTitle,           
      ]);
        
      // Agregarmos 
      arrIdsMails.push(messageId);
      
    } else {
      Logger.log("Ya existe: " + messageId);
    }

  }

  return emailsLimpios;

}


// Recorrer e insertar en planilla
function escribirEmails(mailsData) {
    
  // calculate the number of rows and columns needed
  var numRows = mailsData.length;

  if (numRows > 0) {
    var numCols = mailsData[0].length;
                      
    // Escribir en filas nuevas antes de la fila 2 (para mantener formato)
    sheet.insertRowsBefore(2, numRows);
    sheet.getRange(2, 1, numRows, numCols).setValues(mailsData);
  }

}

  

Dentro de los automatismos de las planillas el lograr que los informes se completen solos es el primer paso, el segundo es lograr que los informes se envían solos. Para esto crearemos un script que envíe rangos de celdas por email a pedido del usuario. 

Los rangos de celdas pueden ser definidos con coordenadas o bien con nombres de forma que si se agregan filas o columnas la referencia al rango sigue funcionando.

var emailRecipient = '[email protected]';
var emailTitle = 'Rango de celdas como tabla';

// Rango de datos que sera copiado como tabla
var hojaInforme = 'Informe';
var rangosDatos = {
  0 : 'RangoNombre1',
  1 : 'RangoNombre2',
};

// Preparamos menu para que el usuario pueda actualizar desde la planilla sin entrar al editor de codigo
function onOpen() {
    // La función onOpen se ejecuta automáticamente cada vez que se carga un Libro de cálculo
    var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    var menuEntries = [];
 
    menuEntries.push({
        name : "Enviar Email",
        functionName : "enviarEmail"
    });
    menuEntries.push(null);

    ss.addMenu("Actualizar", menuEntries);
}


function enviarEmail() {

  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(hojaInforme);
  
  var name = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getName();
  var subject = emailTitle + ' ';
  subject +=  new Date().toISOString().split('T')[0];
  
  var body = '<html><body><div style="text-align:center;display: inline-block;font-family: arial,sans,sans-serif">'
 
  var iLoop = 1;
  for (var key in rangosDatos) {  // OK in V8
    var value = rangosDatos[key];
    Logger.log("value = %s", value);
    
    body += '<H2>Titulo ' + iLoop + '</H2>';
  
    var rango1 = sheet.getRange(value);
    body += getHtmlTable(rango1);
   
    iLoop++;
  }

  body += '</div></body></html>';

  GmailApp.sendEmail(emailRecipient, subject, "Requires HTML", {htmlBody:body})
}

Veamos un ejemplo de menú para ejecutar apps script desde la planilla. El menú en la planilla nos permite ejecutar el código Apps Script desde la planilla sin tener que acceder al editor, de forma que otros usuarios pueden usar el código directamente desde la hoja de cálculo.

// Planilla activa actual
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

// Preparamos menu para que el usuario pueda actualizar desde la planilla sin entrar al editor de codigo
function onOpen() {

    // La función onOpen se ejecuta automáticamente cada vez que se carga un Libro de cálculo
    var menuEntries = [];
 
    menuEntries.push({
        name : "Notificar",
        functionName : "notificar"
    });
    menuEntries.push(null);

    ss.addMenu("Actualizar", menuEntries);
}

function notificar() {

  console.log('Estamos en notificar, console log.');
  ss.toast('Estamos en notificar', 'Apps Script', 3);
}

Para poder enviar por email un rango de una planilla donde se genera un informe, copiando datos desde otra planilla, importando de una API, aplicando filtros, podemos genera un script que copie las celdas y las envie como una tabla.

Planilla de ejemplo:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Y6GK1Dqm1tyMrVvyhPfAwhGWdIhpLBXezW3dNCJW2w0/edit#gid=0

Lo que necesitamos es crear rangos con nombres en la planilla, los cuales luego obtendremos desde apps script para copiar las celdas:

Hecho esto utilizaremos los nombres de los rangos en el codigo de apps script:

// Rango de datos que sera copiado como tabla
var hojaInforme = 'Informe';
var rangosDatos = {
  0 : 'RangoNombre1',
  1 : 'RangoNombre2',
};

function enviarEmail() {

  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(hojaInforme);
  
  var name = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getName();
  var subject = emailTitle + ' ';
  subject +=  new Date().toISOString().split('T')[0];
  
  var body = '<html><body><div style="text-align:center;display: inline-block;font-family: arial,sans,sans-serif">'
 
  var iLoop = 1;
  for (var key in rangosDatos) {  // OK in V8
    var value = rangosDatos[key];
    Logger.log("value = %s", value);
    
    body += '<H2>Titulo ' + iLoop + '</H2>';
  
    var rango1 = sheet.getRange(value);
    body += getHtmlTable(rango1);
   
    iLoop++;
  }

  body += '</div></body></html>';

  GmailApp.sendEmail(emailRecipient, subject, "Requires HTML", {htmlBody:body})
}

La funcion getHtmlTable() es una funcion auxiliar que copia celdas y las transforma en HTML.

Aunque los rangos con nombre sean modificamos o cambien de ubicacion, el script podra ubicarlos y copiar los contenidos, aun si se agregan celdas dentro del rango!

Una de las funciones que suelen atraer a muchos a utilizar planillas en la nube es IMPORTRANGE que nos permite importar un rango de celdas desde otra planilla. Cuando la fuente remota se actualiza la planilla que usa IMPORTRANGE «ve los cambios» e importa el rango actualizado.

Es análogo a los orígenes de datos de Excel pero solo que en la nube.

Las dos limitaciones que suelen aparecer usando IMPORTRANGE se dan cuando:

1. Se quieren importar rangos demasiado grandes y se alcanza el limite de la función IMPORTRANGE.
2. El origen de datos va cambiando muy seguido y nuestra planilla no termina nunca de cambiar…

Cuando suceden estos problemas es probable que sea conveniente utilizar un script para copiar los datos entre planillas, podemos crear un menu para iniciar la ejecución a demanda.

Al usar Apps script para copiar entre planillas tenemos la capacidad de copiar rangos practicamente ilimitados con mejor performance que usando la formula IMPORTRANGE. Definamos una planilla de origen por su link y las columnas a copiar:

// Link a planilla desde la cual vamos a copiar hacia la planilla actual
var linkPlanillaOrigenDatos = ‘https://…’;

// Columnas a copiar desde la hoja de origen, para poder cambiar el orden, indice inicia en 1
var arrColsOrigen = [3, 1, 20, 6];

// Cada hoja de la planilla de origen

for (i in sheets){
  var sheetName = sheets[i].getSheetName().substring(0,15);

  // Si en origen estamos en la hoja que queremos copiar
  if (sheetName == hojaBDOrigen) {
    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast(‘Copiando datos ‘+hojaBDDestino+’…’, ‘Estado’);
    var sourcesheet = sourceSS.getSheetByName(sheetName);

    // Cada columna a importar
    for (var iCol in arrColsOrigen) {
      // Leemos
      var sourcerange = sourcesheet.getRange(2,arrColsOrigen[iCol],sourcesheet.getLastRow()-1,1);
      var sourcevalues = sourcerange.getValues();
      // Escribimos
      var destrange = destsheet.getRange(iniRow,colPos,sourcevalues.length,1);
  destrange.setValues(sourcevalues);
      colPos++;
    }

….

Este script lo ejecutamos adjunto a una planilla. Lo primero es obtener el enlace completo de la planilla desde la cual vamos a copiar los datos. Luego indicamos las columnas a copiar. Cuando accedemos a la planilla de origen debemos recorrer las hojas e identificar la hoja que es fuente de informacion. Una vez que estamos en la hoja de origen copiar las columnas en el orden que necesitamos a la planilla actual.

Para ver el código completo en Github:

Demo3 – Copiar rangos entre planillas
https://github.com/nrodriguezm/app-scripts-demo/blob/master/demo3-copiar-rangos-planillas/Code.js