Management

Automatización en Excel

El 99% de las personas utilizamos Excel muy por debajo de sus capacidades.

Algunos conceptos fundamentales para ser más productivos:

Si estas haciendo cuentas fuera de la planilla (si, te hablo a vos calculadora de mesa…) estas siendo ineficiente.
Si no tenes una hoja de Datos o Supuestos donde se definen los parametros fijos o mensuales vas a trabajar el triple.
Si no sabes usar tablas dinamicas te estas perdiendo la mitad de la diversión.

Un par de tips muy interesantes son:

Cómo unificar varias planillas en una sola

Colocar en un directorio todas las planillas separadas que queremos unificar, por ejemplo los informes de cada mes. Crear un nuevo archivo de cero, grabarlo fuera del directorio donde tenemos los archivos individuales y guardarlo como Excel con macros, tipo de extension xlsm.

Si no respetan esos dos detalles de ubicacion y tipo de archivo, no va a funcionar.

En el archivo nuevo, vamos a la parte de desarrollador, seguramente tengan que habilitar el menú la primera vez en Arcivo > Opciones > Customizar y agregar la vista de Desarrollador.

En el cuadro de código pegar lo siguiente, sustituyendo la ruta por la del directorio donde colocaron los archivos separados y colocando la extesion que corresponda (xls o xlsx o csv):

Sub GetSheets()
    Const THE_PATH As String = "C:\RUTA\ARCHIVOS\SEPARADOS\"

    Dim Filename as String, wb As Workbook, Sheet As Worksheet

    Filename = Dir(THE_PATH  & "*.xls")
    Do While Filename <> ""
         Set wb = Workbooks.Open(Filename:=THE_PATH & Filename, ReadOnly:=True)
         For Each Sheet In wb.Sheets
             Sheet.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets(1)
         Next Sheet
         wb.Close
         Filename = Dir()
      Loop
End Sub

Recuerden, deben cambiar la ruta manteniendo la \ al final y deben colocar la extension correcta.

Si el archivo no se guardo como xlsm no van a poder ejecutar el codigo.

Luego hacen clic en el boton de play y listo.

Tip para curiosos, conocer las planillas de Google Drive y utilizar IMPORTRANGE. No precisan unificar mas archivos…

Productividad y gestión del tiempo – Parte I

Gestión del tiempo (Time Management)

Urgente/Importante/Relevante. Priorizar: Eliminar, Automatizar, Delegar.
Lucha contra el Ego, capacitacion y documentacion.

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Cuando no tenemos foco en las prioridades tratamos de hacer todo y no tenemos el tiempo que necesitamos.

Las horas que necesitamos estan atrapadas en este cambio constante de foco.

Practica, poner todas las cartas sobre la mesa en equipo.

Priorizar negociando las prioridades de corto y mediano plazo.

Agrupar por areas de trabajo, asignar responsable, fecha estimada de entrega y proximo paso para cada una de las prioridades.

Todo lo que requiere mas de un paso debe ser ampliado y especificado. Si es una tarea trivial hay que hacerla de una vez.

La manzana podrida que contamina el grupo

La teoría de grupos o trabajo en equipo sostiene que las sinergias y alineación de personas suelen potenciar la capacidad del conjunto más allá de la suma de individualidades.

Muchos fracasos de organizaciones se deben a no lograr estas sinergias de grupo y terminar en un sistema fragmentado donde la competencia es destructiva en lugar de constructiva.

El siguiente estudio es revelador en una de las posibles razones fundamentales de los fracasos organizacionales, marcando que la actitud de una sola persona puede derrumbar todo el esfuerzo del conjunto o directamente hinibir cualquier tipo de sinergia.

Para realizar el estudio se uso un actor infiltrado en el grupo con distintos tipos de actitudes destructivas, el pesimista, el ofensivo y el haragán. En todos los casos el resultado fue la reducción en un 30 a 40% del rendimiento, con casos de destrucción total de la productividad.

Sin embargo un caso excepcional se dio en un grupo, donde un lider con capacidades de negociación logro desactivar al infiltrado haciendo participar activamente a todos y evitando el contagio de la actitud destructiva.

El estudio resulta interesante ya que diagnostica la fuente del problema y una posible solución.

Pueden escuchar los primeros 10 minutos del programa de radio donde se entrevista al autor del estudio:
http://www.thisamericanlife.org/radio-archives/episode/370/ruining-it-for-the-rest-of-us

PDF con el estudio completo.
http://liberalorder.typepad.com/the_liberal_order/files/bad_apples_rob.pdf

Reconociendo cuando llegamos a destino

Está claro que las tecnologías de la información están teniendo un impacto brutal sobre los procesos tradicionales, a tal punto que estamos dispuestos a ir más allá de la reingeniería de procesos hasta llegar a la creación de procesos completamente nuevos.

Esto redefine los perfiles de puesto, las necesidades de personal y transforma a las empresas.

El ejercicio de destruir procesos obsoletos e imaginar nuevos suele ser una actividad caótica y creativa, donde todas las ideas son buenas y ninguna piedra queda sin levantar.

Esta honestidad y capacidad de crítica es vital en la construcción de nuevos modelos que requieren de una iteración de semanas o meses hasta descubrir los patrones del nuevo modelo.

Muchas veces estos nuevos modelos son tan diferentes a los anteriores que no los reconocemos como tales a pesar de tenerlos frente a nosotros.

Es aquí donde debemos aprender a reconocer un modelado nuevo que ya ha madurado y es hora de pasar a la implementación del mismo, evitando quedar atrapados en un ciclo eterno de reuniones de nuevas ideas que nunca terminan.

El ciclo de destrucción y creación suele alimentarse a si mismo y bloquea la visión hacia una salida. Lograr esta salida o velocidad de escape requiere de buen timing para no salir antes con un modelo incompleto o demasiado tarde con cientos de horas consumidas en reuniones inproductivas.

Las dos herramientas que nos ayudan en estos casos en que estamos frente a un objetivo del cual no conocemos la forma son:

Experimentación temprana limitada
Tomar pequeños tramos del proceso que estamos destruyendo y aplicar en forma concreta y limitada herramientas del nuevo modelo. De esta forma vemos su impacto real sin el riesgo de perder demasiado, poniendo a prueba el nuevo modelo como validación de las ideas para seguir iterando.
Repetición de patrones para reconocer el momento de escapar del ciclo
Puede llevar semanas o meses, reuniones interminables y experimentos fallidos que desacrediten los intentos de cambio. Pero un día empezaremos a llegar al mismo destino, por distintos caminos pero siempre al mismo destino. A la tercera o cuarta reunión en que nos encontremos diciendo ¨esto es lo mismo que vimos como resultado de este otro ejercicio¨, ¨este problema ni siquiera deberíamos tratarlo ya que lo solucionamos en el origen¨. En este momento es que tenemos que pasar a la implementación, hemos construido un nuevo modelo.

Como punto final para el escape del ciclo de modelado debemos documentar el nuevo modelo, especificar desde lo macro hasta las tareas individuales pasando por las cadenas de procedimiento. De esta forma marcamos un destino para los cambios a realizar y evitamos volver a modelar durante la implementación.

Estos procesos de cambio suelen estar amenazados por la resistencia natural de las personas a cambiar hábitos de trabajo que pueden tener años. También por nuestra intención de lograr un proceso perfecto e irreal para la realidad del ambiente donde vamos a aplicarlo.

Es vital hacer participes a las personas del proceso de cambio para que sientan que son parte de la solución y no se sientan alienados.

Multitasking y trabajar más y más duro

Una de las consecuencias del bombardeo constante de información que recibimos hoy en día desde el mail, celular y medios tradicionales es que sentimos la urgencia de responder instantáneamete.

Nuestra mente busca la satisfacción de sentirnos incluídos en la conversación del momento y sentimos haber logrado algo cuando mantenemos a raya cada notificación del celular y respondemos cada mail.

El problema de esto es que nunca llegamos a pensar más alla de los próximos minutos, estamos funcionando en forma reactiva y no tenemos control de nada.

El día tiene 24 horas para todos y podemos intentar hacer más en menos tiempo hasta cierto punto, reduciendo las horas de sueño podemos resistir hasta cierto límite y lo mismo pasa cuando reducimos horas de ejercicios y esparcimiento. Nuestra mente comienza a perder capacidad y agregar más horas de trabajo nos da un retorno decreciente.

Cada hora más de trabajo nos da menos trabajo realizado luego de algunos días de esfuerzo excesivo.

La capacidad de enfocarnos y concentrarnos es vital en la economía moderna donde debemos ser especialistas pero a la vez generalistas, tener herramientas potentes pero ser capaces de entender situaciones fuera de nuestra area de confort.

Controlar el ritmo de información pasa a ser vital, no bombardear a otros para poder reclamar espacios de tranquilidad y razonamiento sin interferencias es el primer paso.

Por sobre todo, debemos gestionar nuestro tiempo en forma conciente y no en forma reactiva a las notificaciones constantes que nos bombardean.

Generar espacios de al menos 30 minutos donde no se chequea el correo ni el celular. Estos espacios deben estar concentrados en el horario en que veamos nuestra mente funciona mejor. En mi caso es en la mañana.
Agendar reuniones y repaso de mails en el horario donde vemos que nuestra capacidad de concentración es menor. En mi caso es alrededor de las 15 hs.
Decidir cuando vamos a hacer un sprint, determinar el alcance del mismo y de cuantas horas se compone. Nunca entrar en un sprint de jornadas de 16 horas sin haber especificado a nosotros mismos el objetivo final y un deadline.
Intentar de automatizar o delegar tareas que nos generan mayor satisfacción pero son triviales y no hacen a lo fundamental de nuestro trabajo.

Obtener la información en el origen

El trabajo industrial está siendo impactado por la tecnología. Big Data e Internet of Things (IOT) son dos conceptos que sue escuchan todos los días.

Estos conceptos tienen un impacto enorme sobre los procesos industriales que definen la forma de vida moderna, pero solo si tienen una aplicación correcta. El mantenimiento preventivo de equipos industriales antes de una rotura y el analisis predictivo para toma de decisiones correctas son posibles con datos correctos en el momento correcto.

Aquí es donde Big Data entra en juego junto a IOT y transforman la avalancha de datos en información. Los dispositivos conectados a la red inundan de datos y es necesario filtrar para obtener los indicadores relevantes. Nada mejor que las computadoras con algoritmos en software que permitan este filtrado.

Mientras se cumple este proceso de transicion es necesario entender el impacto humano. Los operarios que hasta el día de hoy cumplian una labor industrial con su trabajo físico se ven rápidamente desplazados a trabajos intelectuales donde deben administrar el trabajo de las maquinas y leer la informacion de los mismos para tomar decisiones.

Es normal ver operarios con una actividad puramente fisica que deben aprender a utilizar computadoras y leer interfaces en plazos cortos de no más de un año o dos para evitar quedar fuera del mercado. Esta transición no es sencilla para personas que nunca habian utilizado un smartphone.

Estas mismas personas son las que tienen el conocimiento de los aspectos fundamentales para cumplir con la operativa, conocimiento que se traduce en indicadores cuantificables mediante software y sensores conectados. Integrar a estas personas al proceso de automatizacion permite evitar largas etapas de aprendizaje en descubrir los indicadores adecuados de cada operativa.

Obtener los datos en el origen permite que el resto de la cadena de la empresa tome decisiones en el momento sin esperar un analisis que queda fuera de tiempo para impactar la operativa.

El regreso del artesano

Quien no ha tenido el gusto de completar un trabajo desde una idea hasta su versión final? Y la felicidad de verlo evolucionar? Este proceso es la definición de felicidad por un trabajo bien hecho.

El trabajo del artesano, dueño y responsable directo del producto, nos da un sentimiento de logro y satisfacción que nos define como personas.

Este proceso antiguo como el trabajo mismo fue desplazado en el siglo XX por la introducción de la linea de producción en serie. La producción masiva industrial trajo cambios radicales en la forma de trabajar e imposibilitó que una persona controle todo el proceso. Dadas las necesidades de información y materiales requeridos el trabajo del artesano fue serializado y dividido en etapas discretas (estaciones en una linea de producción). El global de las etapas controlado por unidades externas no involucradas directamente con las etapas (administración de la empresa).

Esta línea de producción fue replicada de la fábrica a la administración y hasta los mínimos procesos internos donde alguien genera información y otro la consume. Estas cadenas internas en las empresas generan muchas veces la misma información y multiplican la cantidad de pasos necesarios lo que lleva a un aumento de errores y enlentecimiento de la capacidad de análisis y respuesta.

En un mundo pobre de información la realidad tenía que ser discreta.

Hasta la llegada de las tecnologías de la información y automatismos era imposible pensar en otra forma de construir los elementos complejos de a vida cotidiana como una computadora o un seguro médico.

El desafío para este siglo es retomar el camino del artesano, concentrando todo el proceso en una persona o en equipos reducidos, que controlen todo el proceso mediante sistemas de información que eliminen la fricción sin importar distancias geográficas y volúmenes físicos. Dando la capacidad y responsabilidad de cada operación en su conjunto a esa persona. Devolviendo el placer de completar una tarea, un objeto en su totalidad a la persona.

Producir, aprender, iterar.

Este proceso que culmina en la satisfacción personal genera un circulo virtuoso donde la persona itera sobre sus ideas, aprende, mejora y vuelve a producir.

En la búsqueda de este proceso que nos llene necesitamos derribar muros, feudos controlados por el ego y atravesar las empresas con información. No es tarea facil para nada.

Reingenieria de seguridad informática: No automatices, oblitera.

Conectando con el post de ayer sobre seguridad IT y problemas de hacking es interesante ver como los servicios de seguridad IT que deben defender nuestra información de ser robada toman una actitud de industria del siglo XX, aunque dicen ser hijos de la informática y el siglo XXI.

Estas empresas contratan docenas de personas que se dedican a actualizar Windows, instalar antivirus y revisar contraseñas.

Esta claro que esta postura frente a hackers cada vez más avanzados y especializados, tanto solitarios como contratados por gobiernos, es la de ser carne de cañón.

Una actitud diametralmente opuesta es la que presenta Tanium con su sistema automatizado de seguridad proactiva y preventiva. Utilizando la capacidad de las propias PCs de procesar cientos de indicadores y notificar unicamente de las situaciones reales en lugar de inundar de ruido a los técnicos. Para esta empresa una red con miles de estaciones de trabajo escala perfectamente sin necesidad de ampliar la cantidad de personas trabajando en IT (o por lo menos no crece en forma proporcional la necesidad de RRHH).

La innovación que propone el sistema permite escalar la seguridad sin multiplicar las personas detrás de las computadoras cuidandolas. Cada técnico puede atender decenas o cientos de equipos en forma proactiva. Esto destruye el concepto tradicional de técnico de informática reactivo.

Estamos frente a una solución que aprovecha las herramientas del siglo XXI, haciendo que las máquinas filtren y analicen y que las personas tomen decisiones sobre los casos importantes.

Este tipo de propuesta frente a un problema ya solucionado pero ineficiente es parte del concepto detrás de un gran ensayo llamado:

Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate
Michael Hammer

Este ensayo construye sobre otro de los grandes artículos acerca de las tecnologías de la información:

The manager and the moron
Peter Drucker

Este artículo escrito en los años 60 define claramente el concepto de la información y su consumo apropiado. Durante las próximas semanas voy a ir traduciendo el mismo y comentandolo aquí.

Los CVs están llenos de mentiras

Los Curriculums son lugares donde se escriben mentiras, se inflan las cosas que queremos resaltar y se esconden las que no queremos mostrar.

Cuando vamos a evaluar un cadidato debemos usar el CV solo como un primer filtro para descartar un candidato por algún concepto básico. Pero hasta ahi llega la utilidad del CV.

La evaluación de un candidato es un proceso de evaluación de integralidad de la persona. Su capacidad de comunicarse, contar historias para poder trabajar en equipo, de sistematizar tareas y su horario en alguna escala, de evolucionar en sus conocimientos y hábitos logrando objetivos.

Poder contar y explicar algo de su trabajo o estudios en forma coherente deja en claro si puede construir una historia y trabajar en equipo.

Sistematizar una tarea y ordenar su calendario define si la persona comprende la necesidad de gestionar un recurso limitado como el tiempo y aumentar la productividad en forma progresiva.

Evolucionar en conocimientos nos permite ver si la persona entiende que el conocimiento es dinámico y no algo estático y se deben lograr objetivos, grandes o chicos.